Transkrypcja protokołu rozprawy – przewodnik dla stron postępowania

Czym jest protokół rozprawy?

Gdy strona postępowania mówi „mam protokół rozprawy” i chce go transkrybować, najczęściej ma na myśli nagranie audio z przebiegu posiedzenia sądowego – czyli to co potocznie nazywa się protokołem rozprawy, a fachowo elektronicznym protokołem lub e-protokołem.

E-protokół wprowadzono w polskich sądach ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego. Obejmuje sprawy cywilne i wykroczeniowe i funkcjonuje dziś we wszystkich sądach apelacyjnych i okręgowych oraz sądach rejonowych w Polsce – łącznie w ponad 3 500 salach rozpraw. System cyfrowej rejestracji rozpraw dostarczyła krakowska firma Comarch – w salach zainstalowano cyfrowy rejestrator, mikrofony, kamery i macierze do przechowywania danych. Oprogramowanie do rejestracji i odtwarzania nosi nazwę RECourt.

Co zawiera paczka protokołu rozprawy?

Po zakończeniu rozprawy strona postępowania lub jej pełnomocnik pobiera pliki przez Portal Informacyjny sądu lub otrzymuje je na płycie CD/DVD. Paczka zawiera zazwyczaj:

Plik audio nagrania rozprawy w formatach OGA i M4A – pełne nagranie z mikrofonów umieszczonych na sali: mikrofonu przewodniczącego, stron postępowania i przesłuchiwanych świadków. Zalecamy przesyłanie pliku w formacie OGA – z doświadczenia zachowuje nieco lepszą jakość dźwięku, co jest istotne przy zakłóconych nagraniach. Wcześniej protokół rozprawy zawierał również zapis wideo, jednak sądy stopniowo odchodziły od udostępniania plików video ze względu na ich rozmiar i koszty przechowywania.

Protokół skrócony w formacie DOCX lub PDF – kilkustronicowy pisemny skrót sporządzany przez protokolanta podczas rozprawy. Zawiera dane stron postępowania (Powód, Pozwany, skład sądu, pełnomocnicy, świadkowie z imionami i nazwiskami), sygnaturę sprawy i najważniejsze punkty przebiegu posiedzenia ze stemplami czasowymi. To właśnie ten plik nazywa się formalnie „protokołem rozprawy” – choć potocznie tą samą nazwą określa się całe nagranie audio.

Pliki systemowe (.clerk i .info) – elementy oprogramowania RECourt. Plik .clerk zawiera dane protokołu skróconego w kodzie komputerowym, plik .info zawiera dane identyfikacyjne sprawy i uczestników. Przydatne gdy strona nie dysponuje protokołem skróconym w DOCX lub PDF.

Jak przesłać protokół rozprawy do transkrypcji?

Pliki protokołu rozprawy mają długie, zakodowane nazwy – przykładowa anonimizowana nazwa wygląda tak: 153510000004018_VIII_P_123_25_1221_20250518_095600_MIXED.oga. W rzeczywistości zawiera ona zakodowane informacje o sprawie: VIII_P_123_25 to sygnatura sprawy, 1221 to numer sali, 20250518 to data rozprawy, a 095600 to godzina rozpoczęcia.

Do przygotowania transkrypcji potrzebujemy dwóch plików: pliku audio nagrania (najlepiej w formacie OGA) oraz protokołu skróconego w formacie DOCX lub PDF. Jeśli nie dysponujesz protokołem skróconym, prześlij pliki systemowe (.clerk i .info) – na ich podstawie ustalimy dane uczestników i kontekst sprawy.

Najprościej jest przesłać nam całą paczkę protokołu rozprawy jako plik ZIP – wybierzemy z niej potrzebne pliki i przygotujemy transkrypcję. Pliki przyjmujemy bezpośrednio przez formularz zamówienia na naszej stronie. Wykonujemy też bezpłatną wycenę przed wykonaniem transkrypcji. Po akceptacji wyceny realizujemy transkrypcję w kilka dni roboczych i przesyłamy gotowy dokument drogą mailową.

Transkrypcja protokołu rozprawy – co otrzymujesz?

Transkrypcja protokołu rozprawy to pełny, dosłowny zapis nagrania audio z posiedzenia sądowego – wszystkich wypowiedzi przewodniczącego, pełnomocników stron, zeznań świadków i biegłych. W odróżnieniu od protokołu skróconego transkrypcja odwzorowuje każde słowo, każde pytanie i każdą odpowiedź.

Dokument zawiera tabelę informacyjną z sygnaturą sprawy, składem sądu, datą i długością nagrania oraz listą uczestników z imionami i nazwiskami. Transkrypcja podzielona jest na sekcje odpowiadające porządkowi rozprawy – wstęp, przesłuchanie świadków i zakończenie – z precyzyjnymi stemplami czasowymi ułatwiającymi odnalezienie kluczowych fragmentów nagrania.

Transkrypcja protokołu z rozprawy jest najczęściej zamawiana przez kancelarie prawne na potrzeby przygotowania apelacji, analizy zeznań świadków, identyfikacji sprzeczności w materiale dowodowym i przygotowania cytatów do pism procesowych. Strony postępowania indywidualnego zamawiają ją aby szczegółowo zapoznać się z tym co zostało powiedziane na rozprawie – szczególnie przy długich i złożonych sprawach.

Ile kosztuje transkrypcja protokołu rozprawy?

Cena transkrypcji protokołu rozprawy zależy od długości nagrania, jakości dźwięku, liczby uczestników oraz wybranego formatu dokumentu. Standardowa transkrypcja rozprawy w formacie DOCX zaczyna się od 3,00 PLN netto za minutę nagrania. Jest to dokument roboczy przeznaczony do analizy i przygotowania dalszej drogi procesowej – nie jest dokumentem poświadczonym ani przeznaczonym do bezpośredniego składania w sądzie.

Jeżeli dokument ma zawierać oznaczenia firmy, dodatkową weryfikację albo formę możliwą do przedłożenia jako załącznik procesowy, przygotowujemy PDF z pieczątką firmową lub PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – tutaj stawka zaczyna się od 5,00 PLN netto za minutę nagrania. Ten wariant jest szczególnie wybierany przez strony postępowania, które chcą przekazać gotowy, nieedytowalny dokument pełnomocnikowi lub dołączyć go do materiału procesowego. Dokładną wycenę przygotowujemy bezpłatnie po przesłaniu próbki lub całego nagrania.